Dla gmin i powiatów robimy trzy rzeczy: sprawdzamy, z czego pracownicy naprawdę korzystają, w anonimowej ankiecie, ustalamy na piśmie, co wolno, czego nie, i szkolimy kadrę. Pierwsze dokumenty leżą na biurku sekretarza po dwóch tygodniach.
Kiedy rozmawiamy z sekretarzami i inspektorami ochrony danych, wracają te same trzy sprawy.
Najczęściej z prywatnych telefonów i prywatnych kont, bo służbowo nie zostało to uregulowane. Nie chodzi o lekkomyślność; człowiek, który ma pilnie przygotować projekt pisma, sięga po to, co ma pod ręką, i nie widzi powodu przypuszczać, że robi coś złego.
Producenci systemów, które działają już w urzędzie, dodają narzędzia AI w aktualizacji programu do obsługi dokumentów albo w pakiecie biurowym, i pewnego dnia obok pola treści pojawia się przycisk, którego wcześniej nie było. Często nikt tego nie zamawiał, nikt nie sprawdził, gdzie trafia to, co się w takim polu wpisze, i formalnie nikt nie zdecydował, czy wolno z tego korzystać.
Radny na komisji, mieszkaniec w e-mailu, dziennikarz lokalnego portalu przy okazji zupełnie innego tematu. Za pierwszym razem da się powiedzieć, że urząd się temu przygląda. Za drugim ta odpowiedź już nie wystarcza.
Żadnej z tych spraw nie załatwia regulamin pobrany z szablonu, bo najpierw trzeba wiedzieć, co się w tym konkretnym urzędzie dzieje. Od tego zaczynamy.
Pierwszy etap współpracy ma jeden cel: żeby urząd przestał działać bez żadnych zasad. Nie rozstrzygamy w tym czasie niczego na lata. Chodzi o to, żeby pracownik wiedział, czego nie wolno wpisywać, a kierownictwo miało dokument, który posłuży do wprowadzenia podstawowych zasad zarządzeniem.
Anonimowa ankieta wśród pracowników, kilka rozmów z osobami, które w urzędzie faktycznie decydują o narzędziach, i przegląd rozwiązań wspomaganych AI, które już działają w używanych systemach. Na koniec krótkie podsumowanie, lista priorytetów i spotkanie z kierownictwem, żeby to omówić.
Zależy nam, żeby wynikiem była lista spraw ustawionych w kolejności, a nie raport pisany po to, żeby kogoś nastraszyć.
Audyt zastosowań, dokumenty docelowe (np. regulamin zastosowań narzędzi AI), szkolenia dla poszczególnych grup pracowników, pilotaż w wybranych zadaniach, stała opieka.
Każdy z tych etapów realizuje się osobno, a ich zakresy ustala się z uwzględnieniem specyfiki pracy urzędu.
Regulamin złożony z samych zakazów zamyka temat w urzędzie na rok: ludzie przestają pytać i wracają do prywatnych kont. Dlatego w każdym pakiecie zasad jest lista rzeczy, które wolno robić od zaraz.
Oferujemy Państwu porządek w danych, więc pozyskiwanie danych musi odbywać się profesjonalnie.
Ankieta wśród pracowników działa u nas tak:
Nie pytamy o imię, nazwisko ani stanowisko. Nie zapisujemy adresu e-mail i nie zapisujemy adresu IP, z którego ktoś wypełnia formularz (od strony technicznej konstrukcja ankiety nie daje jakichkolwiek możliwości identyfikacji uczestnika badania).
Pojedyncze wypełnione ankiety nie wychodzą z naszej infrastruktury, także wtedy, gdy ktoś z urzędu o nie poprosi. Mówimy o tym pracownikom na starcie badania, bo bez tego nie mieliby powodu odpowiadać szczerze, a wtedy całe badanie nie ma sensu.
Tam, gdzie w wydziale pracują trzy osoby, zestawienie „wydział plus staż pracy" wskazuje palcem konkretnego człowieka. Takich przekrojów w raporcie po prostu nie ma, a pilnuje tego program liczący wyniki.
Inspektor ochrony danych może otrzymać od nas na życzenie zestawienie: kto przetwarza dane z ankiety, w jakiej roli i gdzie te dane fizycznie są przechowywane.
Ankieta zbiera informacje, które pracownicy sami o sobie deklarują. Nie jest dowodem, że jakiekolwiek dane z urzędu mogły „wypłynąć", ani oceną zgodności urzędu z przepisami.
Kwestia używania narzędzi AI w urzędach jest sytuacją nową i dynamicznie się rozwijającą. Często dochodzi do straszenia konsekwencjami. Naszą rolą i zadaniem jest rzetelne przedstawienie zagrożeń i uświadomienie konieczności działań wynikających z dynamiki rozwoju AI i wprowadzanych w związku z AI uregulowań prawnych. Poniższych pięciu zdań od nas Państwo nie usłyszą.
„Zapewnimy pełną zgodność z przepisami" Uczciwie, ze względów formalnych, nie możemy tego zagwarantować, nie będąc biurem doradztwa prawnego.
„Certyfikat ze szkolenia jest wymagany przepisami" Nie jest. Certyfikat wystawiamy, bo bywa potrzebny do rozliczenia projektu albo do teczki pracownika, i tylko po to.
„Każde pismo i każdą grafikę trzeba oznaczać" Urząd nie ma takiego obowiązku. Oznaczanie bywa rozsądne i czasem sami je Państwu zaproponujemy, ale to decyzja urzędu, nie nakaz.
„Trzeba to kupić, bo środki przepadną z końcem roku" Argument bezpodstawny. Regulowanie na poziomie samorządu kwestii funkcjonowania AI w urzędzie staje się konieczne i ciągłe (przez analogię można tu wskazać kwestie związane z RODO).
„Wiemy, jakie Państwa dane już wyciekły" Nie wiemy. Z zewnątrz nie da się tego wiedzieć i nikt, kto składa taką ofertę, też tego nie wie.
Stan na 11 września 2026.
Urząd, który korzysta z narzędzi AI, ma podejmować działania wspierające rozwój wiedzy swoich pracowników — dobrane do ich roli i do sposobu, w jaki z tych narzędzi korzystają. W lipcu 2026 przepis przeredagowano i mówi to dziś wprost: urząd nie musi gwarantować, że konkretna osoba osiągnie określony poziom wiedzy. Liczy się to, czy urząd podjął rozsądne działania — i czy potrafi to pokazać. Certyfikaty nie są wymagane, aczkolwiek udokumentowanie szkoleń, regulaminy itp., ze względów praktycznych porządkują kwestie związane z używaniem AI w pracy urzędu. Komisja Europejska mówi o tym wprost. Wystarczy udokumentowanie: program, rejestr szkoleń, potwierdzenia udziału.
Weszły w życie unijne przepisy o informowaniu, że treść powstała z udziałem sztucznej inteligencji. Warto znać jedno rozróżnienie, bo bywa podawane błędnie: techniczne oznaczanie treści to obowiązek producenta narzędzia, nie urzędu. Urząd ma trzy obowiązki — uprzedzić, że mieszkaniec rozmawia z maszyną, gdy nie jest to oczywiste; ujawnić deepfake; i ujawnić użycie AI w tekstach publikowanych po to, by informować o sprawach publicznych. Ten trzeci nie dotyczy treści, która przeszła rzeczywistą kontrolę redakcyjną i ma wskazaną osobę odpowiedzialną za publikację.
Weszła w życie zasadnicza część przepisów. Powołuje organ nadzoru — Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji, która z założenia będzie zajmować się kwestiami AI i uczestniczyć w tworzeniu kolejnych regulacji.
Zaczynają obowiązywać przepisy o kontrolach, postępowaniach i karach. Od tego dnia Komisja przyjmuje skargi.
Dotyczy między innymi oceny uprawnień do świadczeń i spraw zatrudnienia. Oba terminy zostały przesunięte — pierwszy z sierpnia 2026, drugi z sierpnia 2027. Czytamy to jako czas na spokojne przygotowanie, a nie jako powód do odłożenia tematu.
Czego w tym zestawieniu nie ma. Wysokości kar. Nie ma też oceny, czy konkretny system w Państwa urzędzie jest systemem wysokiego ryzyka: z zewnątrz tego nie da się rozstrzygnąć, ponieważ klasyfikacji podlega konkretne zastosowanie, a nie nazwa narzędzia.
Źródła, stan sprawdzony 11 września 2026, akapit o kompetencjach 14 września 2026: rozporządzenie o sztucznej inteligencji (tekst skonsolidowany) · rozporządzenie zmieniające (UE) 2026/1744, obowiązuje od 27 lipca 2026 — nowe brzmienie przepisu o kompetencjach · ustawa z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji, Dz.U. 2026 poz. 1003 · odpowiedzi Komisji Europejskiej na pytania o obowiązki przejrzystości i o kompetencje AI · Ministerstwo Cyfryzacji, „AI Act — co się zmieniło 2 sierpnia 2026 roku".
Trzon zespołu to dwie osoby, od prawie pięciu lat śledzące, badające i praktycznie wdrażające narzędzia z użyciem AI. Dodatkowo wspieramy się współpracownikami-specjalistami z dziedziny IT i DevOps. Nie zmienia się jedno: osoba, z którą Państwo rozmawiają pierwszego dnia, prowadzi sprawę do końca i nie przekazuje jej nikomu dalej.
Nie jesteśmy kancelarią prawną. To, co przygotowujemy, jest opracowaniem roboczym, a nie opinią prawną, i tak też każdy nasz dokument jest podpisany.
Poza samorządem zajmujemy się automatyzacją pracy, systemami wspierającymi sprzedaż i funkcjonowanie firm (CRM, ERP), marketingiem i uruchamianiem środowisk sztucznej inteligencji na serwerach prywatnych w Unii Europejskiej. W sytuacji decyzji, czy konieczności konkretnych wdrożeń również mogą Państwo skorzystać z naszego wsparcia, naszych usług i naszej infrastruktury.
Trzydzieści minut. Państwo opowiadają, co się u nich dzieje, my mówimy, co z tego wynika i czego na tym etapie sami byśmy nie robili. Jeśli wyjdzie, że nie potrzebują Państwo żadnej z naszych usług, usłyszą to Państwo w trakcie tej rozmowy.
Najlepiej, żeby byli przy niej sekretarz i inspektor ochrony danych.